Utifrån det rådande Coronaläget har många av oss i större utsträckning börjat jobba hemifrån. Detta medför att vi behöver förvandla delar av hemmet till kontor. Vi behöver även ställa om de rutiner som brukar infinna sig när vi är på vår vanliga arbetsplats. Men hur gör man detta på bästa sätt? 

Det är ingen hemlighet att människor värdesätter valfrihet. Att arbeta på distans är ett exempel på detta. Flexibla scheman, möjligheten att arbeta på olika platser samt att slippa pendling är några av fördelarna.

Arbetsgivare har i större utsträckning börjat inse att deras anställda kan vara lika produktiva och fokuserade på sina arbetsuppgifter på distans som på traditionella kontor.

Efter några månader med den nya omställningen till ett hemmakontor, har flertalet anställda nu börjat anpassa sig med att arbeta hemifrån. För vissa av oss har det varit positivt, men samtidigt en stor utmaning. Exempel på detta kan vara:

Samarbeten och kommunikation

• När man arbetar hemifrån blir den personliga kommunikationen begränsad. Det betyder att du inte längre kan förlita dig på småprat, kroppsspråk och ansiktsuttryck.

Ensamhet

• Ensamhet och social isolering kan påverka människors psykiska hälsa på ett negativt sätt och som arbetsgivare behöver du vara vaksam på varningssignalerna.

Svårigheten att koppla ner efter jobbtid och att känna sig ledig

• Genom att ha jobbet hemma, kan det för vissa bli svårare att känna av när det är dags att stänga av jobbet och fokusera på sig själv och familjen. 

Distraktioner i hemmiljön 

• Distraktioner i hemmiljön kan vara allt från diskberget som växer eller tvätt som behöver tas om hand. Har du övriga familjemedlemmar hemma, kan dessa också distrahera dig. 

Känna sig motiverad

• För många av oss som jobbar hemifrån kan det kännas underbart. Däremot kan det också snabbt förvandla oss till ”scrollande latmaskar” som har svårt att fokusera på jobbet. 

Avsaknad av rätt hjälpmedel och ergonomiska arbetsplatser

• Symptom som huvudvärk, värk i nacke och axlar, yrsel samt torra, brännande eller kliande ögon kan ofta uppstå när du sitter en längre tid framför datorn. Här kan också avsaknad av ergonomiska hjälpmedel vara en orsak. 

Här kommer några tips på praktiska saker att tänka på för att skapa en bra arbetsmiljö hemma:

Rörelse och variation

• När du jobbar hemma finns det risk att du förlorar de naturliga pauserna. Ta korta, regelbundna pauser för att röra på dig. Ställ gärna in ett alarm, så att du inte glömmer bort dem!
• Ha som målsättning att variera mellan sittande och stående under dagen om det är möjligt. Använd bra skor om du står mycket.
• Gå-möte är ett bra sätt att mötas digitalt, framför allt när det är få deltagare.
• Växla gärna plats där du arbetar (skrivbord, matbord, soffa). Försök också växla mellan telefon, mejl och videomöten.
• Inför rutiner som morgon-, lunch- och eftermiddagspromenad. Dagsljuset påverkar hormonbalansen i kroppen positivt.

Utrustning för hemmakontoret

• Använd en bra stol. En kudde eller filt kan fungera som svankstöd.
• Att koppla in ett externt tangentbord och mus till en bärbar dator förbättrar ergonomin, liksom om du har möjlighet att koppla in en större skärm. Variera gärna vilken hand du styr musen med.
• Om du använder en extern skärm, ställ den på en armlängds avstånd så att synförhållandena blir bra. Placera den på en höjd som ger neutral position för nacken. Du kan ändra höjden med hjälp av en hög med böcker. Det finns även stativ för bärbar dator.
• Sitt helst med sidan av kroppen mot fönstret. Genom att placera skärmen med 90 graders vinkel mot fönster slipper du onödig bländning. Om det inte är möjligt, dra för gardinen. Tänd taklampan för att få bra allmänbelysning, och använd en läslampa vid arbetsytan som platsbelysning. Bra ljus gör att du ser bättre, vilket i sin tur gör att du spänner dig mindre så att risken för huvudvärk och nackbesvär minskar.
• Ett trådlöst headset kan göra dig mer rörlig så att du lättare kan växla mellan sittande, stående och gående position när du har möte.
• När du använder mobiltelefonen hamnar huvudet och nacken ofta i en framåtböjd position, vilket frestar på nacke och axlar. Lyssna på kroppens signaler och variera din arbetsposition. Om du sätter armbågarna på skrivbordet så kommer mobiltelefonen högre upp och nacken får en bättre position.

Skapa struktur i arbetet

• Se till att ha avstämningar med chefen eller medarbetaren. Stäm av arbetsuppgifter, arbetsbelastning och uppföljning av mål.
• Boka in informella möten med arbetskamrater, till exempel telefon- eller videofika.
• Skapa struktur på dagen, veckan och månaden – vad behöver du hinna med och hur fördelar du din tid?
• Se till att få paus mellan mötena. Det ger möjlighet till rörelse, reflektionstid och återhämtning.

Lyckas med distansmötet

• Planera gärna in fem minuters förberedelse före mötet.
• Se till att ha ett bra headset. Ljudkvaliteten är avgörande för bra möten.
• Stäng av mikrofonen när du inte pratar om ni är många i mötet.
• Se till att ni har en struktur för att komma till tals – och att alla får göra det.
• Ibland kan det vara bra att dokumentera det som sägs i mötet så att även de som missade fem minuter på grund av teknikstrul kan ta del av informationen.

Att leda på distans

• Boka in fler avstämningstillfällen än vanligt med avdelningen och med medarbetare.
• Undvik alltför allmänna frågor om hur medarbetarna mår. Ofta får man bättre svar om frågorna är mer konkreta: hur är det för dig att jobba hemma? Kan du sätta gränser mellan arbete och privatliv? Kommer du ut något och rör på dig?
• Skapa teamkänsla på distans. Boka in fler sociala möten som till exempel digitala fikastunder. Hitta aktiviteter som många vill vara med på, gärna aktiviteter som är både är sociala, uppmuntrar till rörelse och hjälper medarbetarna att skapa en struktur i sin arbetsvardag. Ett exempel är en stegutmaning i lag.
• Se till att medarbetarna inte är ensamma om sina uppdrag – koppla ihop dem med någon annan om det så bara är för att kunna fråga saker.
• Uppmuntra medarbetarnas idéer om hur distansarbetet kan förbättras.

(Källa prevent.se)

Avslutningsvis skulle jag vilja skicka med dig en fundering kring hur du kan ta tillvara på de positiva fördelarna med att arbeta hemifrån, även efter Corona. 

Lycka till med skapandet av en bra arbetsmiljö i ditt hem!

Anders Härenstam

VD Härenstam & Partners AB – din HR-partner